Zettelkasten

[:en]This week at Técnico we ended another short course in which we encouraged students to develop creative ideas for new business models. This time it was aimed at law students, including modules on digital technologies for their projects, taught by our professors and researchers.

As usual, the problems that students wanted to address fell into the classification of “wicked problems”, that is, problems that are hard to solve due to incomplete, contradictory or variable requirements and difficult to recognize and specify. We use various methodologies to find creative solutions to these types of problems, benefiting from the collective intelligence of students and using visual tools such as screens and sticky notes posted on the wall or inside digital collaboration tools, such as Miro.

In these ideation processes, we use sticky notes (physical or virtual) for two reasons: summarization and interconnection. The participants need to summarize their ideas in a text that fits in the available space in a way to be readable by the other team members. Another advantage is that they can be moved without losing their content, allowing similar ideas to be grouped or prioritized.

We try to show students that ideas can stand on their own, but often have more value when associated with others. The power of collective intelligence used in these sessions is able to change silly or out-of-scope ideas into new ideas that would not arise otherwise.

The linking of ideas has long been used in academic articles where authors recognize the contribution of previous works. The study of frequency and citation patterns between documents is currently used, not only to identify important articles but also to rank the journals that publish them, their authors and their universities or research centres.

The value of connections is at the base of the “concept map”, a tool used to organize and structure knowledge. Created in the 70s of the last century, by Joseph D. Novak of Cornell University, the concept map is a graph in which ideas are in boxes (nodes) connected by arrows with tags (arcs). They are used to stimulate the generation of ideas or for the analysis of complex ideas.

At this point, you should be asking yourself the relationship between what you have been reading about creation and knowledge management and the title of this chronicle. The answer is that Zettelkasten is a method of knowledge management that was popularized by sociologist Niklas Luhmann (1927-1998). The method, whose name can be translated as “card box”, is inspired by the old bibliographic card files that summarize the documents of a library’s estate. The forms have the physical location of the document and its title, author, subject and date of publication. Zettelkasten is a collection of cards containing a small text with an idea or some information that was recorded when it happened or when it was taken from a source, for example, when reading a book. Each card also contains meta-information with references to other cards and labels that describe important aspects of the card’s text. This method of summarizing and interconnecting knowledge was used extensively by Niklas Luhmann, creating an archive of 90,000 records that he used to write more than 70 books and 400 academic articles.

Zettelkasten was rediscovered in 2017 in the book “How to Take Smart Notes”, by Sonke Ahrens, and has been adapted to various digital tools for taking and connecting notes such as Evernote, Notion, OneNote, etc. The basic concepts of summarization and interconnection can be used in these tools, but with some effort for the user. These limitations and the recognition of the method’s advantages led to the creation of a new generation of tools designed from scratch for this purpose. Its main feature is the cross-linking of notes: whenever a note is referred to by another, a link to the note that quoted it is added to the original note. Thisconceptbacklinkfacilitates navigation between notes. Another feature is the ease of making references, just use your title in the note text and use a key to transform it into a hyperlink. It is also common to be able to change the title of a note and thereby change the text of all references made to that note. For example, the note with the title “Networks” may initially be limited to the concept of computer networks. When wanting to introduce a new note on the concept of “Social Networks” it may make sense to rename the note “Networks” to “Computer Networks” making more precise not only the title of the note but that of all references to it. Finally, a common feature in tools with this method is the possibility of graphically visualizing the interconnection of notes, easily distinguishing those that are central from those that are peripheral.

We are still at a very early stage in the development of these new tools, the most well-known of which, Roam Research, was launched less than a year ago. The main competitors are RemNote and Obsidian, both free for personal use. In addition to price, an important choice factor is the confidentiality and portability of the information. In this domain, Obsidian stands out for storing information exclusively on the user’s computer using the Markdown format that can be read by various text editing programs.

Even without sophisticated tools, anyone can benefit from using the principles of the Zettelkasten method: summarization and interconnection. For this, a notebook, a pen and sticky notes are perfect.

Adapted from my column in Jornal i of September 29th, 2020

 [:pt]Terminámos esta semana no Técnico mais um curso de curta duração em que incentivámos os alunos a desenvolverem ideias criativas para modelos de negócio. Desta vez foi dirigido a alunos de Direito, incluindo módulos sobre tecnologias digitais para os seus projetos, lecionados pelos nossos professores e investigadores.

Como habitualmente, os problemas que os alunos quiseram abordar caíam na classificação de “manhosos” (wicked problems), ou seja, problemas difíceis de resolver devido aos requisitos incompletos, contraditórios ou variáveis que são difíceis de reconhecer e especificar. Usamos várias metodologias para encontrar soluções criativas para este tipo de problemas, beneficiando da inteligência coletiva dos alunos e recorrendo a ferramentas visuais como telas e notas adesivas (post-its) coloridas coladas na parede ou dentro de ferramentas de colaboração digital, como o Miro.

Nestes processos de ideação usamos notas adesivas (físicas ou virtuais) por duas razões: sumarização e interligação. As notas adesivas obrigam o participante a sumarizar a sua ideia num texto que caiba no espaço disponível e que seja legível pelos restantes membros da equipa. Outra vantagem é que se podem mover sem perder o seu conteúdo, permitindo o agrupamento de ideias semelhantes ou a sua prioritização.

Procuramos mostrar aos alunos que as ideias podem valer por si mesmas, mas frequentemente, têm mais valor quando associadas a outras. O poder da inteligência coletiva usado nestas sessões leva a que ideias disparatadas ou fora do âmbito gerem outras ideias que não surgiriam de outra forma.

A ligação de ideias é há muito usada nos artigos académicos onde os autores reconhecem o contributo de trabalhos anteriores. O estudo da frequência e padrões de citações entre documentos é atualmente utilizado, não apenas para identificar artigos importantes, mas também para destacar as revistas que os publicam, os seus autores e as suas universidades ou centros de investigação.

O valor das ligações está na base do “mapa de conceitos”, uma ferramenta usada para organizar e estruturar o conhecimento. Criado nos anos 70 do século passado, por Joseph D. Novak da Universidade de Cornell, o mapa de conceitos é um grafo em que as ideias estão em caixas (nós) interligadas por setas com etiquetas (arcos). São usados para estimular a geração de ideias ou para a análise de ideias complexas.

Nesta altura deverá estar a perguntar-se qual a relação entre o que tem estado a ler sobre criação e a gestão do conhecimento e o título desta crónica. A resposta é que Zettelkasten é um método de gestão do conhecimento que foi popularizado pelo sociólogo Niklas Luhmann (1927-1998). O método, cujo nome pode ser traduzido por “caixa de fichas”, é inspirado nos antigos arquivos de fichas bibliográficas que sumarizam os documentos do espólio de uma biblioteca. As fichas têm a localização física do documento e bem como o seu título, autor, assunto e data de publicação. O Zettelkasten é uma coleção de fichas contendo um pequeno texto com uma ideia ou alguma informação que foi registada quando aconteceu ou quando foi retirada de alguma fonte, por exemplo, durante a leitura de um livro. Cada ficha contém também meta-informação com referências a outras fichas e etiquetas que descrevem aspetos importantes do texto da ficha. Este método de sumarização e interligação do conhecimento foi extensivamente usado por Niklas Luhmann criando um arquivo de 90.000 fichas que usou na escrita de mais de 70 livros e 400 artigos académicos.

O Zettelkasten foi redescoberto em 2017 no livro “How to Take Smart Notes”, de Sonke Ahrens, e tem sido adaptado a várias ferramentas digitais para tomar e interligar notas tais como Evernote, Notion, OneNote, etc. Os conceitos básicos de sumarização e de interligação poderem ser usados nessas ferramentas, mas com algum esforço para o utilizador. Essas limitações e o reconhecimento das vantagens do método levaram à criação de uma nova geração de ferramentas concebidas de raiz para esse fim. A sua principal característica é a interligação cruzada das notas: sempre que uma nota é referida por outra, é acrescentada na nota original uma ligação para a nota que a citou. Este conceito de ligação de retorno (backlink) facilita a navegação entre as notas. Outra característica é a facilidade de fazer referências, bastando usar o seu título no texto da nota e usar uma tecla para o transformar numa hiperligação. É também comum, poder alterar o título de uma nota e com isso alterar o texto de todas as referências feitas a essa nota. Por exemplo, a nota com o título “Redes” pode estar inicialmente limitada ao conceito de redes de computadores. Ao querer introduzir uma nova nota sobre o conceito de “Redes Sociais” pode fazer sentido renomear a nota “Redes” para “Redes de Computadores” tornando mais preciso não só o título da nota como o de todas as referências para ela. Finalmente, uma característica comum nas ferramentas com este método é a possibilidade de visualizar graficamente a interligação das notas, distinguindo com facilidade aquelas que são centrais das que são periféricas.

Ainda estamos numa fase muito inicial do desenvolvimento destas novas ferramentas tendo a mais conhecida, a Roam Research, sido lançada à menos de um ano. Os principais competidores são a RemNote e a Obsidian, ambos gratuitos para uso pessoal. Para além do preço, um fator de escolha importante é a confidencialidade e a portabilidade da informação. Neste domínio, a Obsidian destaca-se por guardar a informação exclusivamente no computador do utilizador usando o formato Markdown que pode ser lido por diversos programas de edição de texto.

Mesmo sem ferramentas sofisticadas, para beneficiar do método Zettelkasten basta não esquecer os seus fundamentos: a sumarização e a interligação. Para isso, um caderno, uma caneta e um bloco de notas adesivas servem perfeitamente.

Adaptado da minha coluna no Jornal i de 29 de setembro de 2020[:]

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