[:en]In an earlier chronicle, I have already mentioned the study by Sara Sarasvathy, who concluded that people identified as entrepreneurs more often use effective reasoning rather than the most common causal reasoning (“Thinking as an Innovator”, 20- March 2018). This and other studies show that the perception of what we think is an essential competence of the entrepreneur is not always the case. An example is to think that only workaholics can succeed as entrepreneurs. However, just as long hours of study do not ensure passing the exam, success is also not measured by the number of hours spent working. The most important thing is how you study or work. This is the topic of the new book “It Does Not Have to Be Crazy at Work” by Jason Fried and David Heinemeier Hansson, respectively CEO and CTO of Basecamp. The first author was one of the founders of the company and the second is the creator of the well-known platform Ruby on Rails for web application development, available free of charge by Basecamp. The book, recognized in The Economist’s Bartleby column as “by far the best thing published on management this year” shows how it is possible for a company like Basecamp to maintain a sustainable growth in profits without having its employees in a permanent state of exhaustion. According to the authors, the two main causes for lack of efficacy at work are (1) the division of the day into tiny, fleeting moments of work interspersed with a myriad of physical and virtual disruptions, and (2) an obsession with the establishment of unrealistic goals. In this chronicle, I will focus on the former.
The impact of disruptions on work efficiency is also the subject of Cal Newport’s book “Deep Work: Rules for a Focused Success in a Distracted World”. The concept of deep work is defined as a professional activity performed in a state of concentration that maximizes the cognitive abilities. You must have had the experience of being so focused on an activity that he has not noticed the passage of time or what has happened around you. Your brain has a limited capacity to receive stimuli, and at that time all channels were busy with the activity at hand. That is deep work. Each of us can more or less easily enter this state of concentration, depending on the stimuli we receive in the transition period. Any interruption takes us back to the state of alert of what surrounds us and hinders the return to the state of concentration.
One section of Fried and Hansson’s book is dedicated to the fear of being left out or FOMO. This obsession to be aware of all the information at the exact moment it occurs, makes us always check the screen of our phone or the inbox in our computer. The FOMO is no longer about our personal life with messages from our network of friends or about the events in the world. Professional tools are becoming more and more instantaneous where information is disseminated regardless of its relevance or urgency. Employees do not need to have up-to-the-minute updates on everything that happens in the company. Basecamp encourages the joy of being out or JOMO. The relevant information about the company is included in small monthly messages that summarize the work and the progress of each team in the different projects that they are involved in. The company has 54 employees working in 30 cities around the world.
Since you are not a Basecamp collaborator, you should be wondering how this chronicle may be of use. My suggestion is to start with what interrupts you the most: your mobile phone. Since the notifications of the mobile phone are the main cause of the obsession with the FOMO, what if you limit them to the essential? Choose a tool to receive urgent messages and turn off notifications for all other messaging, news, and social networking apps. Leave only active notifications for phone calls and from applications like calendar, maps, transport, mobility, and delivery services. Put aside some time in your schedule for deep work using the “do not disturb” feature of your phone. Use this mode also at night and avoid using screens before falling asleep. The background of your mobile phone can also be a source of distraction: it’s hard to work looking at a picture from your last holidays. Choose a neutral or motivating background that reminds you of the need for concentration. Put your mobile phone to work for you and not against you.
Adapted from my article in Jornal i, Oct 30st, 2018[:pt]Numa crónica anterior já referi o estudo de Sara Sarasvathy, que concluiu que as pessoas identificadas como empreendedoras usam com maior frequência o raciocínio efetivo em vez do mais comum raciocínio causal (“Como Pensar como um Inovador”, 20-mar-2018). Este e outros trabalhos demonstram que nem sempre a perceção do que pensamos ser uma competência essencial do empreendedor coincide com a realidade. Um exemplo é pensar que só pessoas viciadas em trabalho (workaholics) poderão ter sucesso como empreendedores. No entanto, tal como as horas de estudo não asseguram a passagem no exame, também o sucesso não se mede com o número de horas passadas a trabalhar. No estudo tal como no trabalho, o mais importante é a forma como o fazemos. Vem isto a propósito do livro “It Doesn’t Have to Be Crazy at Work” de Jason Fried e David Heinemeier Hansson, respetivamente CEO e CTO da empresa Basecamp. O primeiro autor foi um dos fundadores da empresa e o segundo é o criador da conhecida plataforma Ruby on Rails para desenvolvimento de aplicações web, disponibilizada gratuitamente pela Basecamp. O livro, reconhecido na coluna Bartleby da The Economist como “a melhor coisa publicada este ano sobre gestão”, mostra como é possível a uma empresa como a Basecamp manter um aumento sustentável dos lucros sem ter os colaboradores num permanente estado de exaustão. De acordo com os autores, as duas principais causas para a falta de eficácia no trabalho são: (1) a divisão do dia em minúsculos e fugazes momentos de trabalho intercalados por uma miríade de interrupções físicas e virtuais e (2) uma obsessão com o estabelecimento de objetivos não realistas. Nesta crónica irei centrar-me no primeiro.
O impacto das interrupções na eficácia do trabalho é também o tema do livro “Deep Work: Rules for a Focused Success in a Distracted World” de Cal Newport. O conceito de trabalho profundo define-se como uma atividade profissional realizada num estado de concentração que maximiza as capacidades cognitivas. O leitor já deverá ter tido a experiência de estar tão concentrado numa atividade que não notou nem a passagem do tempo nem o que se terá passado à sua volta. O seu cérebro tem uma capacidade limitada de receber estímulos e nesse momento todos os canais estiveram ocupados com a atividade que tinha em mãos. Isso é o trabalho profundo. Cada um de nós poderá entrar com maior ou menor facilidade nesse estado de concentração, que dependerá muito dos estímulos que recebemos no período de transição. Qualquer interrupção leva-nos de volta ao estado de alerta para o que nos rodeia e dificulta o regresso ao estado de concentração.
Uma das secções do livro de Fried e Hansson é dedicado ao medo de ficar de fora ou FOMO (Fear Of Missing Out). Esta obsessão de estar ao corrente de toda a informação no momento exato em que ocorre, faz-nos estar sempre a verificar o ecrã do nosso telefone ou a caixa de correio eletrónico. O FOMO já não abrange apenas a vida pessoal com as notícias da nossa rede de amigos ou sobre as ocorrências no mundo. As ferramentas profissionais estão a tornar-se cada vez mais instantâneas com a informação a ser difundida de forma independente da sua relevância ou urgência. Os colaboradores não precisam de ter informação ao minuto sobre tudo o que ocorre na empresa. Na empresa Basecamp encoraja-se a alegria de ficar de fora ou JOMO (Joy Of Missing Out). A informação relevante sobre a empresa é resumida em pequenas mensagens mensais que sumarizam o trabalho e os progressos de cada equipa nos diferentes projetos que desenvolvem. A empresa tem 54 colaboradores que trabalham em 30 cidades à volta do mundo.
Não sendo o leitor um colaborador da Basecamp, deverá estar a pensar em que é que esta crónica lhe pode ser útil. A minha sugestão é começar pelo que mais o interrompe durante o dia: o seu telemóvel. Sendo as notificações do telemóvel a principal causa da obsessão pelo FOMO que tal limitá-las ao essencial? Escolha uma ferramenta para receber mensagens urgentes e desligue as notificações de todos os outros serviços de mensagens, notícias e redes sociais. Deixe apenas notificações ativas para as chamadas telefónicas, a aplicação com que gere a sua agenda, as aplicações de mapas, transportes, mobilidade e serviços de entrega de encomendas. Reserve tempo na sua agenda para trabalho profundo usando a facilidade de “não incomodar” do seu telefone. Use este modo também durante a noite e evite a utilização de ecrãs antes de adormecer. O fundo do seu telemóvel pode também ser uma fonte de distração: é difícil trabalhar a olhar para a fotografia das últimas férias. Prefira um fundo neutro ou motivador que lhe recorde a necessidade de concentração. Ponha o seu telemóvel a trabalhar para si e não contra si.
Adaptado do meu artigo no Jornal i de 30 de outubro de 2018[:]